E-posta Yazarken Bunlara Dikkat!

Gün içinde onlarca e-posta yazıp, onlarcasına cevap veriyoruz. Bu trafiğin bir sebebi de iletişim eksiklikleri. Aynı konu üzerine tekrar tekrar yazılan epostalar, hem vakit kaybına hem de bazen sinirlerin gerilmesine neden oluyor. İşte eposta trafiğini azaltarak zaman ve enerjiden tasarruf ettirecek 3 taktik:


Gün içinde onlarca e-posta yazıp, onlarcasına cevap veriyoruz. Bu trafiğin bir sebebi de iletişim eksiklikleri. Aynı konu üzerine tekrar tekrar yazılan epostalar, hem vakit kaybına hem de bazen sinirlerin gerilmesine neden oluyor.

İşte e-posta trafiğini azaltarak zaman ve enerjiden tasarruf ettirecek 3 taktik:

1-Dil: Herkesle aynı biçimde yazışmayız. Yazıştığınız kişiye uygun, doğru dili belirleyin. Dilinizin ne kadar resmi, ne kadar teknik, ne kadar ayrıntılı olması gerektiğini yazmaya başlamadan belirlemiş olun.

2-İçerik: Söyledikleriniz düşündüklerinizi kapsıyor mu? Bazen beynimizdekilerden daha azını kağıda dökeriz. Bu durumu engellemek için konuyu adım adım anlatın. Bir sonraki noktayı işaret edin. Sonuç kısmını vurguladığınızı kontrol edin.

3-Zamanlama: “Size hemen dönüş yapacağım” bir cevap değildir.

shutterstock_68962558

Bu cümleyi sadece acil işlerin ortasında gelen e-postalar için kullanın ve bunu söylemişseniz kesinlikle acele cevap verin. Geciktirdiğiniz her saat karşı tarafın yazdıklarını önemsemediğiniz kanısını güçlendirebilir. Bu da kurulan iletişimin kopmasına yol açar.

Dikkat edilmesi gerekli diğer e-posta kuralları şöyle:

-CC (carbon copy) bölümünü amacına uygun kullanmaya özen gösterin. Sırf çalışma arkadaşınızın hatasını bulduğunuzu göstereceksiniz diye CC’yi yöneticilerle doldurmayın. Gerçekten gerekli ise o kişiyi CC’ye koyun.

-Hâlâ büyük harf kullananlar çıkıyor. Tekrar edelim, büyük harf sesini yükseltmektir, bağırmaktır. Ne olursa olsun iş hayatında ne olursa olsun yeri yoktur.

-Yazım ve noktalama hatası yapmamaya çalışın.

-Konuya girmeden önce hal hatır sorma kısımlarını çok uzatmaya gerek yok. Kısa bir girişten sonra sadede gelmek en iyisi.

-Bazen e-postayla konuyu uzun uzun anlatmak yerine telefon açmak daha iyi olabilir. Gerekiyorsa üzerine durumu özetleyen bir e-posta yazabilirsiniz (“telefonda konuştuğumuz gibi… “)

 

Kaynak: yenibiris.com


Bir yorum

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

Benzer Yazılar Bilim ve Teknoloji